Edith Rohrmoser | Training und Beratung

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Sekretariat und Assistenz

3. Zeit sparen mit rationellen Arbeitstechniken

1. Professionelle Chefentlastung

Meine Sekretärin ist die Organisatorin meines Tages und die Kritikerin meiner Fehler.
(Norbert Blüm)

Führungskräfte können ihre Zeit nur einmal vergeben. Daher sind sie auf eine vorausschauend agierende und kompetente Assistenz angewiesen. Als professionelle Management-Assistenz müssen Sie exzellente organisatorische und kommunikative Fähigkeiten besitzen, mit Hilfe derer Sie in der Lage sind, Ihrer Führungskraft Freiräume für Führungsaufgaben und kreative Phasen zu schaffen. Durch intelligente und effiziente Unterstützung entlasten Sie Ihren Chef und können selbst mehr Verantwortung übernehmen.

Teilnehmerkreis:
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Sekretariat, Team-Assistenz und Office Management, die bereits über Berufserfahrung verfügen und den Chef bzw. die Chefin noch wirkungsvoller unterstützen und entlasten möchten.

Lernziele:
In diesem Seminar analysieren Sie Ihre eigene Arbeitsweise und den Arbeits- und Führungsstil Ihres Chefs bzw. Ihrer Chefin. Sie erfahren, wie Sie beide sich zu einem gut funktionierenden Team ergänzen und lernen, wie Sie Ihre Führungskraft qualifiziert unterstützen können, um in Ihrem Bereich selbst mehr Entscheidungskompetenz zu übernehmen.

Ihr Nutzen:
Nach dem Besuch dieses Seminars wissen Sie, in welchen Bereichen Sie Ihren Chef / Ihre Chefin durch Übernahme weiterer Aufgaben wirkungsvoll entlasten können. Sie können die eigene und die Zeit Ihrer Führungskraft optimal managen und werden sie durch den Einsatz rationeller Arbeitstechniken effizient entlasten können. Sie erkennen die Chancen Ihrer Position als "Schaltstelle" zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten und lernen, diese mit Kommunikationsgeschick und diplomatischer Fähigkeit zu nutzen und die Fallstricke geschickt zu umgehen.

Inhalte sind unter anderem:

So perfektionieren Sie die Zeiteinteilung
Zeit gewinnen durch optimale Organisation des Arbeitsplatzes
Prioritäten richtig einschätzen und sicher festlegen
Die Informationsflut souverän kanalisieren
Schriftliche Informationen für den Chef korrekt, kurz und prägnant formulieren
Tipps für das Arbeiten für zwei oder mehr Vorgesetzte
Kompetente Chefentlastung durch soziale Kompetenz
Wie Sie Ihrem Chef geschickt den Rücken freihalten

So arbeite ich mit Ihnen:

Lerngespräche und lebendige Diskussionen
Viele praktische Übungen
Erarbeitung hilfreicher Checklisten

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2. Professionelle Projektassistenz

Wer immer tut, was er schon kann, bleibt immer das, was er schon ist.
(Henry Ford)

Sekretärinnen und Assistentinnen übernehmen heute immer mehr Aufgaben in Projekten. Sie unterstützen Projektteams bei der Koordination, Kommunikation und Dokumentation komplexer Zusammenhänge in nationalen und internationalen Projekten. Grundwissen über Projektmanagement und Organisationsstrukturen in Projekten erweitert Ihre Perspektive auf die Rahmenbedingungen Ihrer Arbeit und Ihre Rolle als Projektassistentin.

Teilnehmerkreis:
Projektassistentinnen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Sekretariats-, Assistenz- oder Sachbearbeitungsaufgaben, die bereits in Projekten mitarbeiten, eigene Projekte betreuen oder eine Herausforderung darin sehen, dies in Zukunft zu tun.

Lernziele:
In diesem Seminar lernen Sie, welche Aufgaben Sie in Projekten übernehmen können. Sie erfahren, welche Techniken und Kompetenzen für eine professionelle Projektassistenz erforderlich sind und lernen die wesentlichen Instrumente des erfolgreichen Projektmanagement kennen.

Ihr Nutzen:
Nach dem Besuch dieses Seminars kennen die wesentlichen Tools des Projektmanagement. Sie wissen, wie ein Projekt geplant und gesteuert und wie mit Risiken umgegangen wird. Sie lernen anhand eines Modellprojekts, wie Sie die Planungsinstrumente in der Praxis einsetzen können.

Inhalte sind unter anderem:

Was bedeutet Projektmanagement und welche Aufgaben können damit bewältigt werden?
Welche Arbeitsformen sind für welche Projekte geeignet?
Die vier Phasen beim Projektmanagement
Was bei der Projektplanung, -durchführung und -steuerung zu beachten ist
Schritte der Projektplanung: von der Zielsetzung bis zum Projektstrukturplan
So erstellen Sie übersichtliche Projektdokumentationen
Effektives Informationsmanagement in Projekten
Das Sekretariat als Servicecenter für Projekte
Planung eines Modellprojektes in Gruppenarbeit "Von der Idee bis zur Umsetzung"

So arbeite ich mit Ihnen:

Lerngespräche und lebendige Diskussionen
Viele praktische Übungen anhand unterschiedlicher Beispiele
Gruppenarbeit: Planung eines Projekts

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3. Zeit sparen mit rationellen Arbeitstechniken

Organisation ist die Kunst, im Kleinen schnelle Entscheidungen zu treffen.
(Henry Ford)

Termine, Telefonate, Sitzungen und Schriftverkehr machen den beruflichen Alltag schnell zur unstrukturierten Terminjagd, bei der Wichtiges oft "auf der Strecke" bleibt. Durch die Anwendung rationeller Arbeitstechniken beim Lesen von Informationen sowie bei der Aufnahme wesentlicher Fakten, kann in Verbindung mit einer effizienten Zeitplanung und optimaler Arbeitsplatzgestaltung pro Tag mindestens eine Stunde wertvoller Arbeitszeit gespart werden.

Teilnehmerkreis:
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Sekretariats-, Assistenz- oder Sachbearbeitungsaufgaben, Team- und Projektassistenten/innen

Lernziele:
In diesem Seminar lernen Sie, wie Sie Ihren Arbeitstag systematisch und diszipliniert planen und sinnvoll strukturieren. Sie erfahren, wie Sie die Effizienz in Ihrem Bereich steigern können und komplexe Arbeitsabläufe strukturiert und zügig bearbeiten.

Ihr Nutzen:
Nach dem Besuch dieses Seminars können Sie durch die Kombination von verschiedenen Arbeitstechniken Ihre Aufgaben effizienter und mit mehr Freude erledigen und gleichzeitig Ihren persönlichen Stress reduzieren.

Inhalte:

Zeitmanagement ist Selbstmanagement
So nutzen Sie Planungsinstrumente sinnvoll und sparen wertvolle Zeit
Umgang mit Störungen am Arbeitsplatz
Prioritäten erkennen und festlegen
Wie Sie den Informationsfluss steuern
Effizientes E-Mail-Management
Tipps und Tricks für ein effizientes Informationsmanagement
Schneller Überblick durch schnelles Lesen
Arbeitsgrundlagen für professionelles Protokollieren
Gezielt ablegen – blitzschnell wieder finden
Tipps und Tricks für mehr Gelassenheit im Alltag

So arbeite ich mit Ihnen:

Lerngespräche und lebendige Diskussionen
Viele praktische Übungen anhand unterschiedlicher Beispiele
Auf Wunsch Training-on-the-job an Ihrem Arbeitsplatz

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4. Gut informiert im Teilzeitjob

Wenn man viel hineinzustecken hat, hat ein Tag hundert Taschen.
(Friedrich Nietzsche)

Gerade in einer von Veränderungen geprägten Arbeitswelt gewinnt Teilzeitarbeit eine immer stärkere Bedeutung. Egal, ob reduzierte Stundenzahl oder Job-Sharing – zahlreiche Unternehmen bestätigen: viele Leistungs- prozesse werden heute von qualifizierten Teilzeitkräften erbracht. Die persönliche Organisation und der Informationsfluss in der Abteilung sind wesentliche Voraussetzungen für ein funktionierendes Teilzeitmodell.

Teilnehmerkreis:
Mitarbeiter/innen aller Ebenen und Funktionen, die Teilzeitarbeit leisten

Lernziele:
In diesem Seminar lernen Sie, als Teilzeitkraft alle Arbeitsabläufe so zu organisieren und zu koordinieren, dass die knappe Zeit optimal genutzt wird. Die zuverlässige Arbeitsübergabe wird ebenso behandelt, wie die Gestaltung des Informationsflusses. Erfahren Sie, wie Sie durch den Einsatz praxisorientierter Checklisten Stress vermeiden und ohne "schlechtes Gewissen" nach Hause gehen können.

Ihr Nutzen:
Nach dem Besuch dieses Seminars sind Sie in der Lage, Ihre knapp bemessene Zeit, durch die Kombination von verschiedenen Arbeitstechniken, effizient zu nutzen. Mit Hilfe von praxisorientierten Checklisten stellen Sie sicher, dass die Informations- und Arbeitübergabe zuverlässig und vollständig abläuft und Sie mit gutem Gewissen nach Hause gehen können.

Inhalte:

Wer teilt gewinnt – die Chancen der Teilzeitbeschäftigung
Wichtige Voraussetzungen für das reibungslose Gelingen von Teilzeitarbeit
Wie Sie Arbeitsabläufe optimal strukturieren und Ihren Arbeitsplatz sinnvoll organisieren
Betreiben Sie ein effizientes Informationsmanagement
Wie Sie immer wissen, was in Ihrer Abwesenheit "gelaufen" ist
Wichtige Checklisten für die Informations- und Arbeitsübergabe
Lernen Sie, mit gezielten Fragen konkrete Informationen abzufragen
Wie Sie als Teilzeitkraft Ihre Rolle im Team stärken
Was tun, wenn Kollegen die Kommunikation wirkungsvoll verhindern?

So arbeite ich mit Ihnen:

Lerngespräche und lebendige Diskussionen
Viele praktische Übungen anhand unterschiedlicher Beispiele
Auf Wunsch Training-on-the-job an Ihrem Arbeitsplatz

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